otimização de tempo dentro 1001

Cada vez mais, o tempo vale dinheiro e as empresas vem tratando como grande diferencial de um colaborador a capacidade de organizar bem o serviço, produzindo adequadamente dentro dos horários de trabalho, evitando horas extras e dando os retornos necessários.

“O ritmo alucinante das mudanças, a avalanche de dados e informações, a pressão do mercado para se produzir mais, com menor custo e tempo possíveis, reforçam a necessidade de gestão compartilhada e produtiva do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade devida”, explica o diretor executivo da Innovia Training & Consulting, Ricardo Barbosa.

Porém, as dificuldades para um profissional se adequar a esta demanda de mercado são muito grandes. Barbosa detalha pontos que potencializam estas dificuldades:

– ausência de foco

O colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo. O resultado é que nenhuma delas é feita

-falta de concentração na tarefa em execução
O funcionário leva à empresa problemas pessoais, além de conversas paralelas que fazem com que o resultado fique prejudicado

– ausência de planejamento
Não sabendo planejar, ocorre confusão e não se estabelecem prioridades

– acomodação que gera desmotivação
Muitos não buscam fazer um trabalho diferenciado, criando um ciclo vicioso na relação acomodação e desmotivação

– procrastinação
Deixar tudo o que se pode fazer hoje, para amanhã

– refém de ferramentas tecnológicas
As pessoas ficam apegadas ao celular e ao uso de e-mail de forma errada (checar caixa de correspondência toda hora)

Por outro lado, Ricardo reforça que isto não significa que o colaborador não tem direito a descansar e que o chefe deve ser carrasco: “O descanso é fundamental para que se possa ser produtivo. Nenhum profissional é 100% do seu tempo. Temos que, cada vez mais, exercer o famoso ‘ócio criativo’. Assim, é necessário relações balanceadas. Uma forma eficaz é utilizar o quadrante do tempo, onde você irá separar suas atividades em crises (importantes e urgentes), urgências (urgentes, mas não importantes), planejamento (importante, mas não urgente) e rotina (nem importante e nem urgente)”.

Veja as principais dicas para que um colaborador otimize seu tempo:

– estabelecer prioridades
– disciplinar reuniões
– disciplinar horários para conversas
– estabelecer código de conduta telefônica  e para eletrônicos
– classificar ativos importantes e urgentes
– evitar acumular funções que não sejam suas